Załącznik do uchwały Rady Fundacyjnej nr 12/2025 z dnia 30 czerwca 2025r.

R E G U L A M I N

DOFINANSOWANIA MIĘDZYNARODOWYCH
 KONTAKTÓW  NAUKOWYCH

Niniejszy Regulamin dofinansowania międzynarodowych kontaktów naukowych, zwany dalej „Regulaminem” ustala zasady i tryb przyznawania przez Fundację im. Jakuba hr. Potockiego dofinansowania:

1. zagranicznych wyjazdów naukowych  lekarzy oraz pracowników naukowych z dziedziny onkologii, pulmonologii i onkohematologii;
2. wizyt wybitnych autorytetów w wyżej wymienionych dziedzinach z zagranicy, zaproszonych 
    do Polski przez instytuty badawcze, wyższe uczelnie, towarzystwa naukowe;

zwanych dalej „kontaktami naukowymi”.

§ 1.

1. W celu realizacji statutowego zadania Fundacji im. Jakuba hr. Potockiego, Fundacja udziela dofinansowania lekarzom oraz pracownikom naukowym  z dziedziny onkologii, pulmonologii 
   i onkohematologii do wyjazdów naukowych, których celem jest prowadzenie badań naukowych 
    lub poszerzenie wiedzy, doświadczenia i umiejętności w zakresie rozpoznawania i  leczenia chorób 
    z tych dziedzin.

Fundacja udziela dofinansowania do:

1. wyjazdów naukowych w celu uczestniczenia m.in. w naukowych sympozjach, zjazdach, kongresach, konferencjach i kursach szkoleniowych (zwanych dalej „wydarzeniami naukowymi”), w celu poszerzania wiedzy, zapoznania się z najnowszymi osiągnięciami naukowo-badawczymi i klinicznymi i nawiązania bądź rozwijania kontaktów z ośrodkami, organizacjami, pracownikami naukowymi lub klinicznymi;
2. wyjazdów naukowych do  ośrodków medycznych lub badawczych celem, prowadzenia badań naukowych oraz poszerzania wiedzy i umiejętności.

2. W celu realizacji celów statutowych, Fundacja udziela również dofinansowania do kosztów podróży i noclegów  w Polsce   wybitnych autorytetów w dziedzinach objętych statutową działalnością Fundacji, zaproszonych do Polski w celach naukowych lub edukacyjnych przez instytuty badawcze, wyższe uczelnie, towarzystwa naukowe.
3. Dofinansowanie przyznawane jest w miarę możliwości finansowych Fundacji.
4. Odmowa przyznania dofinansowania nie wymaga uzasadnienia i jest ostateczna.
5. Dofinansowanie nie może być przyznane  w przypadku nie rozliczenia otrzymanego wcześniej dofinansowania.

§ 2.

1. Fundacja przyznaje dofinansowanie jedynie na pokrycie kosztów: diet, przejazdów środkami transportu zbiorowego z ostatniego miejsca rozpoczęcia podróży w Polsce do miejsca docelowego 
    i z powrotem do pierwszego miejsca zakończenia podróży w Polsce, noclegów oraz kosztów uczestnictwa w wydarzeniach naukowych wg zasad i maksymalnie do wysokości stawek określonych  w obowiązującym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej  w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
   1. Dofinansowanie na pokrycie kosztów uczestnictwa w wydarzeniu naukowym(tzw. opłaty rejestracyjnej) przydzielane jest w wysokości wymienionej w dokumencie określającym wysokość tej opłaty.
   2. Dofinansowanie do kosztów podróży  w przypadku wyjazdu naukowego do kraju położonego w Europie przyznawane jest maksymalnie do kwoty 1.500.- PLN, 
       a  w przypadku wyjazdu do kraju położonego poza Europą - maksymalnie do kwoty   
       3.000,-PLN.
   3. W przypadku wyjazdów na okres przekraczający jeden miesiąc dofinansowanie na pokrycie diet i noclegów, przyznawane jest maksymalnie do wysokości 50% stawek diet i noclegów określonych w rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu.
2. W przypadku zaproszenia do Polski  wybitnych autorytetów, Fundacja przyznaje dofinansowanie na

pokrycie kosztów podróży w obie strony oraz kosztów  noclegów, w wysokości zaakceptowanej przez Prezydium Rady Fundacyjnej, na podstawie przedstawionych faktur/rachunków, wystawionych dla  Fundacji.

§ 3.

1. Przy realizacji rocznego planu dofinansowań do wyjazdów naukowych obowiązują zasady dyscypliny gospodarczej i finansowo-dewizowej ustalane w corocznie zatwierdzanym planie finansowym.
2. Na ten sam wyjazd naukowy odbywający się w tym samym czasie może być udzielone dofinansowanie ze środków finansowych Fundacji nie więcej niż  dla trzech osób zatrudnionych 
    w tej samej instytucji.

§ 4.

1.  Osoby, o których mowa w § 1 ust. 1 ubiegające się o dofinansowanie zobowiązane są dostarczyć do biura Fundacji wniosek wraz z uzasadnieniem celowości wyjazdu (wzory wniosków 
    o dofinansowanie wyjazdów naukowych stanowią załączniki nr 1a i 1b do niniejszego Regulaminu), do którego winny być dołączone następujące dokumenty :

1. opis dorobku zawodowego i naukowego kandydata (wykształcenie, dotychczasowy przebieg pracy, uzyskane specjalizacje, stopnie i tytuły naukowe) oraz wykaz publikacji;
2.  opinia bezpośredniego przełożonego  kandydata;
3. pozytywną opinię   dyrektora właściwego instytutu badawczego (Instytutu Gruźlicy i Chorób Płuc, Narodowego Instytutu Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie – Państwowego Instytutu Badawczego, Instytutu Hematologii i Transfuzjologii)o celowości przyznania dofinansowania na wyjazd naukowy;
4. zaproszenie   z ośrodka naukowego, do którego kandydat ma zamiar wyjechać lub inny dokument potwierdzający, że ośrodek przyjmie kandydata, na jaki okres i na jakich warunkach lub:

dokument określający termin zjazdu, kongresu, sympozjum, szkolenia,  koszty opłaty 
 za uczestnictwo  (tzw. opłaty rejestracyjne) oraz informację o formie, w jakiej będzie odbywać się prezentacja pracy;      

5.  oświadczenie, że wnioskowany wyjazd naukowy nie jest równocześnie finansowany 
    przez inną instytucję w zakresie tych samych kosztów;           
6.  inne dokumenty uzasadniające celowość wyjazdu naukowego;
7.  zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji wszelkich formalności związanych z uzyskaniem i rozliczeniem dofinansowania.

2. Wniosek o zaproszenie do Polski wybitnego autorytetu w celu udziału w konferencjach, zjazdach, sympozjach naukowych, szkoleniach  itp. organizowanych przez instytuty naukowe, towarzystwa naukowe lub szkoły wyższe może złożyć samodzielny pracownik naukowy tych instytucji 
    lub organizacji.(wzór wniosku o zaproszenie  stanowi załącznik nr 1c do niniejszego Regulaminu).

§ 5.

1. Wnioski kandydatów o dofinansowanie do wyjazdów naukowych w formie pisemnej, podpisane własnoręcznie lub w formie elektronicznej, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub z wykorzystaniem profilu zaufanego powinny być nadsyłane na adres biura Fundacji (pocztowy lub elektroniczny) w następujących terminach:

1. wnioski o dofinansowanie wyjazdu na okres do trzech miesięcy - w terminie co najmniej dwóch   miesięcy przed planowanym wyjazdem;
2. wnioski o dofinansowanie wyjazdu na okres  powyżej trzech miesięcy – w terminie 
    co najmniej sześciu miesięcy przed planowanym wyjazdem, celem umożliwienia podjęcia przez Radę Fundacyjną uchwały w tej sprawie.

2. Wnioski        powinny zawierać wszystkie niezbędne dane, dokumenty i opinie wymienione w § 4. Wnioski niekompletne będą zwracane bez rozpatrzenia.
3. Wnioski spełniające warunki formalne podlegają ocenie merytorycznej przez członków Rady Fundacyjnej lub eksperta wyznaczonego przez Prezesa łącznie ze Skarbnikiem lub Prezesa łącznie 
    z Sekretarzem.

§ 6.

1. Dofinansowanie do wyjazdów naukowych na okres do trzech miesięcy  przyznaje Prezydium Rady Fundacyjnej w składzie: Prezes, Sekretarz i Skarbnik Fundacji.
2. Dofinansowanie do wyjazdów naukowych na okres powyżej trzech miesięcy  wymaga uchwały Rady Fundacyjnej.

3. Dofinansowanie zaproszenia do Polski wybitnego autorytetu przyznaje Prezydium Rady Fundacyjnej.  

§ 7.

1. Osoby, o których mowa w par. 1 ust. 1 otrzymujące dofinansowanie z Fundacji składają w terminie 7 dni po powrocie do kraju formalne rozliczenie finansowe        (wraz z i fakturami lub rachunkami)        oraz sprawozdanie merytoryczne z wyjazdu wg wzoru ustalonego przez Fundację (wzory sprawozdań z wyjazdów naukowych stanowią załączniki nr 2a i 2b do niniejszego Regulaminu).
2. Rozliczenie finansowe diet następuje na podstawie okresu pobytu za granicą.

Rozliczenie kosztów przejazdów, noclegów oraz opłaty rejestracyjnej następuje na podstawie faktury lub rachunku, wystawionych dla Fundacji i zawierających wyszczególnione imię i nazwisko osoby, która z usług korzystała. 
 W przypadku pokrycia kosztów przelewem lub kartą płatniczą konieczne jest również przedłożenie potwierdzenia przelewu.   

3. Po akceptacji wymienionego w ust. 1 niniejszego paragrafu rozliczenia finansowego  
    oraz sprawozdania merytorycznego przez Prezesa i Skarbnika Fundacji,  Fundacja zwraca koszty wyjazdu w zaakceptowanej wysokości w terminie 7 dni od daty akceptacji rozliczenia.
4. Zwrot kosztów dokonywany jest w PLN, według kursu średniego NBP obowiązującego 
    w dniu jej  wypłaty lub w EUR (tylko w przypadku wyjazdu do kraju, dla którego rozporządzenie, 
    o którym mowa w par. 2 ust. 1, określa stawki diet i noclegów   w walucie euro) w wysokości wynikającej ze złożonych faktur/rachunków. Osobie wyjeżdżającej nie przysługują żadne roszczenia wobec Fundacji w związku z różnicami kursowymi.
5. W przypadku przedstawienia do rozliczenia faktury/rachunku opiewającej na walutę inną niż określona dla danego kraju w rozporządzeniu, o którym mowa w  § 2 ust. 1, przy rozliczeniu kosztów wyjazdu naukowego do przeliczenia tej waluty na walutę określoną w tym rozporządzeniu, zastosowany zostanie kurs średni dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Osobie wyjeżdżającej nie przysługują w takim przypadku roszczenia wobec Fundacji wynikające z różnic kursowych.
6. Na        wniosek  osoby wyjeżdżającej na wyjazd powyżej 1 miesiąca  Prezydium Rady Fundacyjnej może zezwolić na wypłatę części dofinansowania w formie zaliczki, ustalając jej wysokość. 
    Zaliczka może być wypłacona  w PLN, po przeliczeniu według kursu średniego NBP z dnia jej wypłaty lub w EUR – tylko w przypadku wyjazdu do kraju, dla którego rozporządzenie, o którym mowa 
   w par. 2 ust. 1, określa stawki na diety i hotel w walucie euro. Osobie wyjeżdżającej nie przysługują w takim przypadku roszczenia wobec Fundacji wynikające z różnic kursowych.ch.
7. Środki finansowe wykorzystane niezgodnie z wnioskiem podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Fundacji. 

§ 8.

2. Dane osobowe Beneficjenta, dalej „dane osobowe Beneficjenta” przetwarzane będą 
    przez Administratora jedynie w celu realizacji Umowy.
3. Dane osobowe        Beneficjenta nie są i nie będą udostępniane innym odbiorcom poza przypadkami, gdy taki obowiązek wynika z przepisów powszechnie obowiązującego prawa lub została na to wyrażona zgoda .
4. Beneficjent posiada prawo dostępu do  danych osobowych Beneficjenta  oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych.
5. Beneficjent ma prawo wniesienia skargi do  Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uzna, iż przetwarzanie jego danych osobowych narusza  przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
6. Dane osobowe Beneficjenta nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania.
7. Administrator danych nie ma zamiaru przekazania danych osobowych do państwa trzeciego.
8. Dane osobowe będą przechowywane przez Administratora przez czas niezbędny do zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów lub zabezpieczenia dochodzenia roszczeń i po upływie tego czasu zostaną usunięte.